La comunicazione interna

Un elemento chiave per la valorizzazione di ogni progetto aziendale.

La comunicazione non è quello che diciamo, bensì quello che arriva agli altri. 
(Thorsten Havener) 

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31 Gennaio 2020 READ TIME: 3 min.

Il mondo del lavoro negli ultimi anni è evoluto velocemente, introducendo al suo interno nuove tecnologie, strumenti digitali e processi che migliorano la qualità dell’impiego. Si pensi ai nuovi modelli di lavoro agile che spingono e supportano i dipendenti e i team a svolgere le proprie mansioni in modo flessibile, sfruttando l’opportunità dello smart working per dare vita a collaborazioni rapide e funzionali anche a distanza. 

L’evoluzione del modo di lavorare rende necessaria un’evoluzione anche nel modo di comunicare, con la conseguenza – tra le altre – di espandere la centralità della “experience” dai temi customer verso quelli della employee experience. 

Uno sviluppo sostenuto dalla convinzione che il senso di appartenenza dei dipendenti alla vision e alla mission aziendale rappresenti un fattore centrale per la costruzione di una brand identity di successo. 

Al centro degli studi e dei dibattiti legati ai temi di comunicazione interna ci sono le persone, elemento imprescindibile dell’unicità di ogni azienda. 

Questa affermazione estende il campo di azione della comunicazione interna, che da strumento indispensabile per la fluidità dei processi collaborativi tra i colleghi diventa un fattore essenziale anche per rafforzare il senso di appartenenza e il riconoscimento del dipendente.  

In questo scenarioè importante comprendere la trasformazione del ruolo e delle finalità del processo. La comunicazione interna, infatti, non è più il mezzo di propagazione di una “voce dall’alto” che informa i dipendenti di quanto accade e viene stabilito ai vertici, ma diventa lo strumento “istituzionale e autorevole” che permette a tutti i team aziendali di condividere messaggi in maniera trasversale e corretta. La condivisione delle informazioni non è più dunque un messaggio che viene diffuso con un cascading verticale ma orizzontale. 

Le evoluzioni e i cambiamenti che hanno coinvolto la comunicazione implicano la conseguente necessità di mettere a punto delle nuove strategie e tecniche di condivisione dei contenuti, a partire dagli obiettivi e caratteristiche dell’azienda. Per questa ragione, strutturare un Piano di Comunicazione costruito sull’analisi dei contenuti e su una diffusione sistemica e strutturata, diventa essenziale per la buona riuscita del progetto. 

L’importanza dell’analisi per il piano di comunicazione interna 

La fase di analisi è un momento di “set-up” dove vengono raccolti gli elementi necessari per la comprensione del progetto e successivamente predisposte le attività del modello operativo. 

 L’analisi permette di individuare chi viene coinvolto nel progetto, nonché il modo e la misura in cui quest’ultimo avrà impatto sulle persone. 

Durante questa fase è importante individuare e/o creare l’identity del progetto, in modo da comunicare al meglio con il target a cui esso si rivolge. 

A supporto della comunicazione devono esserci due – o a volte più – forme di espressione, che permettano la migliore comprensione e valorizzazione dei contenuti. 

La prima è quella visiva, composta da iconografie, immagini, segni e simbologie. La seconda quella semantica, fatta di key-words, tone of voice ed espressioni che permettono alle persone di comprendere i messaggi diffusi. 

Come si struttura la fase di diffusione del proprio piano di comunicazione interna?

La fase di analisi precede quella concreta della condivisione. Essa può essere sviluppata seguendo varie metodologie. Per questa analisi ci focalizziamo sulla strategia strutturata in 3 differenti step: comunicare per informare, ingaggiare fare. 

Informare 

 “Informare” permette di condividere con il target di riferimento i messaggi chiave del progetto. Grazie al linguaggio costruito in sede di analisi, è possibile sviluppare uno storytelling riferito alle iniziative, agli obiettivi e ai processi dell’attività. 

In questa fase vengono creati i contenuti dei messaggi e selezionati i migliori canali per la loro diffusione, come DEM, infografiche, video, podcast, messaggi sulla intranet aziendale e installazioni fisiche.  

Ingaggiare 

La fase di “ingaggio” rende l’informazione assimilabile e comprensibile facilmente dal proprio destinatario. In questo caso, il dipendente deve essere coinvolto in esso sentendosi parte attiva e integrante del progetto. Vengono dunque ideate azioni di engagement diretto, che favoriscono la proattività e il senso di appartenenza all’azienda. 

 Attività di workshop, design thinking, photo e video shooting (etc.) permettono in questa fase di creare un “ingaggio” concreto dei dipendenti. 

Tali attività portano a individuare in modo spontaneo le figure degli ambassadorossia, persone che diventeranno spontaneamente sponsor del progetto, attivando di conseguenza l’ultima fase del piano di comunicazione. 

Fare 

Quest’ultima fase è forse la più delicata, poiché è il momento in cui gli ambassador e il resto della popolazione aziendale coinvolta iniziano a prendere in mano il progetto in modo più indipendente, con l’affiancamento di figure che si limiteranno a monitorare l’andamento e l’efficacia del progetto.  

 

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